Angebotsentwurf aus einer Anfrage

Jede Anfrage heißt: Preisliste suchen, rechnen, Umsatzsteuer nicht vergessen, Dokument bauen. Dieser Ablauf rechnet mit deiner Preisliste und schickt dir einen fertigen Entwurf. Fehlt etwas, schreibt er eine höfliche Rückfrage an den Kunden.

So läuft der Ablauf

1. Ein n8n-Formular nimmt die Anfrage auf: Name, E-Mail, Leistung, Menge.
2. Prüft die Pflichtangaben. Fehlt etwas, entsteht eine Rückfrage an den Kunden. Sie geht direkt an ihn, ohne dass du sie vorher siehst (der Versand ist beim Import ausgeschaltet).
3. Rechnet mit deiner Preisliste: Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Gültigkeit. Den Steuersatz stellst du selbst ein (Regelsatz in Deutschland 19 %, in Österreich 20 %); als Kleinunternehmer kannst du die Umsatzsteuer abschalten.
4. Schickt dir den Angebotsentwurf. Das Angebot geht nie direkt an den Kunden.
5. Optional legt er das Angebot als Entwurf in Lexware Office an (beim Import ausgeschaltet).

Womit er läuft und was er braucht

• n8n (Cloud oder selbst gehostet)
• SMTP-Zugang
• deine Preisliste
• optional Lexware Office mit Schnittstelle (laut Preisseite gehört sie zum Tarif XL)

Läuft in der n8n Cloud und auf einem selbst betriebenen n8n.

Was kostet das im Monat?

40 Anfragen im Monat über das Formular, 5 Schritte.

• n8n Cloud: 40 Ausführungen, Tarif Starter für 20 € im Monat bei Jahreszahlung.
• Make: 200 Credits, Tarif Free für 0 USD im Monat bei Jahreszahlung.
• Selbst gehostet: Server-Beispiel 8,55 € brutto im Monat, kostenlose Community Edition, Server und Pflege kommen dazu.

Mit deinen Zahlen rechnen

Grenzen

• Eine Position pro Anfrage, ein Steuersatz.
• Nur das Angebot geht zuerst an dich. Die Rückfrage bei fehlenden Angaben geht direkt an den Kunden, sobald du den Versandknoten einschaltest.
• Der Schalter für Kleinunternehmer (ohne Umsatzsteuer) lief im Test nicht.
• Die Lexware-Schnittstelle ist nach der Doku gebaut, aber nicht gegen Lexware ausgeführt.
• Für Kleinunternehmer setzt der Ablauf bei Lexware den Steuertyp „vatfree“ (laut Lexware-Doku „Steuerfrei“). Auch das ist nicht gegen die echte Schnittstelle getestet.
• Der Lexware-Schritt ist für die deutschen Sätze 7 % und 19 % gedacht: Die Lexware-Doku nennt diese als Standard und andere EU-Sätze nur für Fernverkäufe und elektronische Dienstleistungen. Ob Lexware einen Entwurf mit 20 % annimmt, ist nicht belegt. Mit österreichischem Satz also zuerst von Hand prüfen.

Die ausführliche Anleitung mit Einrichtung Schritt für Schritt steht im Artikel Angebote automatisch aus Anfragen erstellen, mit Buchhaltungs-Variante.