Angebote automatisch aus Anfragen erstellen, mit Buchhaltungs-Variante

Eine Anfrage kommt rein, und dein Abend ist weg: Mail lesen, Preisliste suchen, Summen ausrechnen, Umsatzsteuer nicht vergessen, Dokument bauen, abschicken. Bei jeder Anfrage dieselben Handgriffe, und nur eine Zahl falsch getippt reicht für Ärger.

Ein n8n-Ablauf macht den mechanischen Teil. n8n ist ein Werkzeug, das Abläufe zwischen Programmen automatisch ausführt. Der Kunde füllt ein Formular aus, der Ablauf prüft die Angaben, rechnet mit deiner Preisliste und schickt dir einen Entwurf. Nie direkt an den Kunden: Du liest, korrigierst und gibst frei. Fehlt etwas, bereitet der Ablauf eine höfliche Rückfrage vor.

Was der Ablauf macht

Ablauf als Text lesen

1. Test: Start per Klick (Start per Klick (Test)): Startet den Ablauf von Hand, zum Testen mit den Beispieldaten.
2. Anfrageformular (Auslöser: Formular): Ein Formular, das n8n selbst bereitstellt. Die Adresse verlinkst du auf deiner Website.
3. Testdaten: 4 Anfragen (Code): Vier erfundene Anfragen: zwei vollständige, eine unvollständige, eine mit einer Leistung, die nicht in der Preisliste steht.
4. Anfrage prüfen (Code): Prüft Pflichtangaben: Name, E-Mail, Leistung, Menge.
5. Alles angegeben? (Wenn … dann): Vollständig: Angebot rechnen. Sonst: höflich nachfragen.
6. Angebot berechnen (Code): Rechnet mit deiner Preisliste: Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Gültigkeit. Preisliste oben im Code anpassen.
7. Rückfrage vorbereiten (Felder setzen): Schreibt eine freundliche Rückfrage mit den fehlenden Angaben.
8. Angebot als Text aufbereiten (Code): Macht aus den Zahlen einen lesbaren Angebotsentwurf.
9. Preis gefunden? (Wenn … dann): Nur Anfragen mit Preis aus der Preisliste gehen an Lexware Office.
10. Rückfrage senden (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Sendet die Rückfrage an den Kunden. Beim Import ausgeschaltet.
11. Entwurf an dich zur Prüfung (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Schickt den Entwurf an dich. Du prüfst und leitest ihn weiter. Beim Import ausgeschaltet.
12. In Lexware Office als Entwurf anlegen (HTTP-Anfrage, beim Import ausgeschaltet): Optional, beim Import ausgeschaltet. Legt das Angebot als Entwurf in Lexware Office an. Die Schnittstelle gibt es laut Lexware nur im Tarif XL. Nicht von uns ausgeführt.

1. Anfrageformular: n8n stellt ein Formular bereit, dessen Adresse du auf deiner Website verlinkst. Es fragt Name, Firma, E-Mail, Leistung (Auswahlliste), Menge und eine Nachricht ab.
2. Anfrage prüfen: Name, gültig aussehende E-Mail-Adresse, eine gewählte Leistung und eine Menge über 0 müssen da sein.
3. Alles angegeben? Wenn ja, geht es zum Rechnen. Wenn nein, zur Rückfrage.
4. Angebot berechnen: Der Ablauf schlägt den Preis in deiner Preisliste nach, multipliziert mit der Menge, ergänzt die Umsatzsteuer und vergibt Nummer und Gültigkeit (30 Tage).
5. Angebot als Text aufbereiten und Entwurf an dich zur Prüfung: Du bekommst den Entwurf per Mail.
6. Rückfrage senden: Bei fehlenden Angaben schreibt der Ablauf dem Kunden, was noch fehlt.

Daneben liegt ein ausgeschalteter Zweig, der das Angebot in Lexware Office anlegt (siehe unten). Auch alle E-Mail-Knoten sind beim Import ausgeschaltet. Es geht nichts raus, bevor du sie einschaltest.

Testergebnis: vier Anfragen

Wir haben den Ablauf am 11. November 2026 in n8n 2.46.7 über die Kommandozeile ausgeführt, ohne Konto, ohne Editor, ohne Zugangsdaten. Statt des Formulars lieferte ein Testzweig vier erfundene Anfragen im selben Aufbau. Der Lauf ging ohne Fehler durch. Die Preisliste im Ablauf ist ein Beispiel mit erfundenen Preisen.

Anfrage	Position	Netto	Umsatzsteuer 19 %	Brutto
Lena Hoffmann, Hoffmann Floristik	1 × Website-Check à 290,00 €	290,00 €	55,10 €	345,10 €
Sandra Wolf, Wolf & Partner	3 × Beratung (pro Stunde) à 90,00 €	270,00 €	51,30 €	321,30 €
Max Berger	keine Berechnung, Rückfrage	–	–	–
Jana Klein, Klein Bau	„Fotoshooting“ steht nicht in der Preisliste	–	–	–

Zum Nachrechnen: 1 × 290 sind 290 netto. 290 mal 0,19 sind 55,10 Umsatzsteuer, zusammen 345,10. Dann 3 × 90 sind 270 netto, 270 mal 0,19 sind 51,30, zusammen 321,30. Die Zahlen im Testbericht stimmen damit überein.

Die Angebote bekamen vorläufige Nummern aus Datum, Uhrzeit des Laufs (deutsche Zeit) und laufender Zahl (im Testlauf zum Beispiel AN-20261111-162809-01) und waren bis zum 11. Dezember 2026 gültig. Der Entwurfstext für Lena Hoffmann beginnt so:

Angebot AN-20261111-162809-01 vom 2026-11-11, gültig bis 2026-12-11
Für: Hoffmann Floristik, Lena Hoffmann <[email protected]>

1 × Website-Check (Stück) à 290,00 € = 290,00 €
Netto: 290,00 €
Umsatzsteuer 19 %: 55,10 €

Max Berger hatte „Weiß ich noch nicht“ als Leistung gewählt und keine Menge angegeben. Der Ablauf rechnete nichts, sondern bereitete diese Rückfrage vor (Betreff: „Ihre Anfrage: uns fehlt noch eine Angabe“):

Guten Tag Max Berger,

vielen Dank für Ihre Anfrage. Damit wir Ihnen ein passendes Angebot schicken können, fehlt uns noch: die gewünschte Leistung, die Menge.

Antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Viele Grüße

Weil der Rückfrage-Knoten ausgeschaltet war, wurde nichts versendet. Der Text endet ohne Namen: Setze deinen in den Ablauf, bevor du den Knoten einschaltest.

Preisliste und Umsatzsteuer anpassen

Alles, was du ändern musst, steht oben im Knoten „Angebot berechnen“ unter „Deine Angaben“:

• FIRMA: dein Name im Angebot
• LAND: Ländercode des Kunden für Lexware, DE oder AT
• UST_SATZ: im Ablauf steht als Hinweis Deutschland 19, Österreich 20
• KLEINUNTERNEHMER: auf true setzen, wenn du keine Umsatzsteuer ausweist. Dann rechnet der Ablauf mit 0 Prozent und schreibt „Keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmer)“ in den Entwurf.
• GUELTIG_TAGE: wie lange das Angebot gilt, bei uns 30
• PREISLISTE: Leistung, Netto-Preis, Einheit

Unsere Beispiel-Preisliste (erfunden, netto):

Leistung	Preis netto	Einheit
Beratung (pro Stunde)	90 €	Stunde
Website-Check	290 €	Stück
Logo-Entwurf	650 €	Stück
Landingpage	1.200 €	Stück

Zwei Stolpersteine haben wir beim Prüfen des Ablaufs gefunden und behoben:

• Preisliste und Auswahlliste im Formular gehören zusammen. Steht eine Leistung im Formular, aber nicht in der Preisliste, rechnet der Ablauf nichts. Du bekommst stattdessen einen Entwurf mit dem Hinweis „Kein automatisches Angebot möglich“ und der Anfrage im Wortlaut. Das haben wir mit der vierten Testanfrage ausgeführt. Ändere Formular und Preisliste trotzdem immer gemeinsam.
• Die Angebotsnummer ist nur vorläufig. Sie enthält Datum und Uhrzeit, damit sie sich bei einzelnen Anfragen nicht wiederholt. Eine lückenlos fortlaufende Nummer vergibt erst dein Buchhaltungsprogramm.

Außerdem kennt der Ablauf nur einen Steuersatz für alle Leistungen und eine Position pro Anfrage. Laut Dokumentation von Lexware gibt es in Deutschland die Sätze 7 und 19 Prozent. Welcher für deine Leistung gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Das ist keine Steuerberatung von uns.

Buchhaltungs-Variante: Lexware Office

Wenn du ohnehin Lexware Office nutzt, kann der Ablauf den Entwurf dort gleich mit anlegen. Der Zweig „In Lexware Office als Entwurf anlegen“ schickt die Daten an die Schnittstelle von Lexware, eine Art Steckdose, über die Programme miteinander reden.

Was das kostet

Lexware Office: Tarife

Tarif	Preis pro Monat netto	Brutto (gerechnet)	Angebote	Schnittstelle
S: Belegerfassung und Archiv	7,90 €	9,40 €	nein	nein
M: Angebote, E-Rechnungen, Mahnungen	12,90 €	15,35 €	ja	nein
L: Buchhaltung, EÜR, Umsatzsteuer	21,90 €	26,06 €	ja	nein
XL: EU- und Abschlagsrechnungen, API	32,90 €	39,15 €	ja	ja

Ehrlich gerechnet: Angebote schreiben kannst du in Lexware schon ab Tarif M. Die Schnittstelle gibt es nur in XL. Der Unterschied sind 20,00 € netto im Monat (32,90 minus 12,90), also 23,80 € brutto. Das lohnt sich, wenn viele Anfragen kommen oder du Fehler beim Abtippen vermeiden willst. Bei einer Handvoll Anfragen im Monat übernimmst du den Entwurf aus der Mail besser von Hand. Wer Lexware noch nicht hat, bekommt 30 Tage Test mit allen XL-Funktionen und kann die Schnittstelle vorher ausprobieren.

Was der Zweig schickt

Das Angebot entsteht laut Lexware-Dokumentation standardmäßig als Entwurf. Den Status eines Angebots kannst du über die Schnittstelle laut Doku nicht ändern, und unser Ablauf legt keine fertigen Angebote an. Das passt zu unserem Prinzip: Du schaust drüber, bevor etwas rausgeht.

Für Lena Hoffmann baut der Ablauf diesen Inhalt (aus dem Testlauf, bei dem der Zweig ausgeschaltet war):

{
  "voucherDate": "2026-11-11T00:00:00.000+01:00",
  "expirationDate": "2026-12-11T00:00:00.000+01:00",
  "address": { "name": "Hoffmann Floristik", "countryCode": "DE" },
  "lineItems": [
    {
      "type": "custom",
      "name": "Website-Check",
      "quantity": 1,
      "unitName": "Stück",
      "unitPrice": { "currency": "EUR", "netAmount": 290, "taxRatePercentage": 19 }
    }
  ],
  "totalPrice": { "currency": "EUR" },
  "taxConditions": { "taxType": "net" },
  "title": "Angebot",
  "introduction": "Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gern bieten wir Ihnen an:"
}

Die Anschrift enthält nur den Namen (die Firma, falls angegeben) und das Land, weil das Formular nicht mehr abfragt. Straße und Ort ergänzt du in Lexware. Einen Kontakt legt der Ablauf nicht an.

Einrichten in Stichpunkten

• Den API-Schlüssel erzeugst du selbst in deinem Lexware-Konto. Schlüssel, die vor der Einführung des Angebots-Zugangs erzeugt wurden, bekommen laut Lexware nicht automatisch Zugriff auf Angebote. Erzeuge einen neuen.
• In n8n legst du den Schlüssel als „Bearer Auth“-Zugang an. Laut n8n-Doku ist das eine Anmeldung über den Kopf der Anfrage: Der Name ist „Authorization“, der Wert ist das Wort „Bearer“ und danach dein Schlüssel. Die Notiz im Ablauf beschreibt diesen Schritt.
• Dann den Knoten „In Lexware Office als Entwurf anlegen“ einschalten.
• Einen offiziellen n8n-Knoten für Lexware haben wir nicht gefunden, deshalb nutzt der Ablauf den allgemeinen HTTP-Request-Knoten. Es gibt Knoten von Dritten. Die sehen deinen Schlüssel, und wir haben sie nicht geprüft.
• Lexware erlaubt laut Doku höchstens 2 Anfragen pro Sekunde. Bei einzelnen Anfragen spielt das keine Rolle.

sevdesk, kurz

Auch bei sevdesk gibt es die Schnittstelle nicht in jedem Tarif: Laut Preisseite brauchst du dafür „Buchhaltung Pro“. Preise schwanken dort mit Aktionen, und die Preisseite widerspricht sich an einer Stelle selbst. Schau deshalb direkt dort nach. Die Preisseite steht in den Quellen, Stand 9. November 2026.

Die Anmeldung läuft über einen API-Token, den jeder Administrator hat. Er gehört laut sevdesk-Doku ohne „Bearer“ in den Kopf der Anfrage. Einen offiziellen n8n-Knoten haben wir auch hier nicht gefunden. Gebaut oder ausgeführt haben wir für sevdesk nichts.

Variante mit Make (nur beschrieben)

Wir haben keinen Make-Ablauf gebaut. Das haben wir in der Doku gefunden:

• Make hat eine App „Lexware Office“. Ein Modul zum Anlegen von Angeboten führt die Doku der App nicht auf. Über das Modul „Make an API Call“ wäre der Weg zur Angebots-Schnittstelle trotzdem offen.
• Router und Filter kosten in Make keine Credits. Jede Aktion kostet 1 Credit pro verarbeitetem Datenpaket. Ein Auslöser, der regelmäßig nachfragt, kostet bei jeder Prüfung 1 Credit. Ein Webhook (eine Adresse, die ein Szenario bei jeder Anfrage sofort startet) fragt laut Make-Doku nicht regelmäßig nach. Was ein Webhook-Auslöser an Credits kostet, haben wir nicht geprüft.
• Free bietet 1.000 Credits und höchstens 2 aktive Szenarien. Core kostet für 10.000 Credits 11 USD pro Monat bei Jahreszahlung und 16 USD bei Monatszahlung. Die Preise stehen auf der Preisseite in US-Dollar.
• Wie du in Make ein Formular bereitstellst, haben wir nicht recherchiert.

Der Vergleich beider Werkzeuge steht in Make oder n8n.

Was n8n kostet

Ein Lauf des ganzen Ablaufs zählt bei n8n Cloud als eine Ausführung, egal wie viele Schritte er hat. Der Starter-Tarif kostet 20 € pro Monat bei Jahreszahlung (24 € bei Monatszahlung) und enthält 2.500 Ausführungen. Der Cloud-Test dauert laut n8n-Doku 14 Tage, und laut Preisseite braucht er keine Kreditkarte. n8n nennt nicht, ob die Preise netto oder brutto sind. Wie ein Formular-Aufruf gezählt wird, haben wir nicht eigens geprüft.

Selbst gehostet gibt es die Community Edition. Laut n8n-Doku ist sie kostenlos und hat fast den vollen Funktionsumfang. Für Business-Funktionen gibt es selbst gehostet den bezahlten Tarif Business (667 € pro Monat bei Jahreszahlung, mit Lizenzschlüssel). Du betreibst den Server selbst, und n8n rät Leuten ohne technische Erfahrung zur Cloud. Selbst hosten bringt uns keine Provision. Wir empfehlen es trotzdem, wenn du dich damit auskennst. Die Rechnung steht in n8n selbst hosten oder Cloud.

Datenschutz

In diesem Ablauf geht nichts an einen KI-Dienst. Trotzdem fließen Kundendaten: Name, Firma, E-Mail-Adresse und Nachricht gehen durch n8n, in dein Mailpostfach und, wenn du die Buchhaltungs-Variante nutzt, zu Lexware.

• n8n Cloud: Den Auftragsverarbeitungsvertrag unterschreibst du online über einen Link bei n8n. Ein Muster zum Durchlesen gibt es zum Herunterladen. Bei gehosteten Tarifen liegen die Daten laut n8n in der EU, auf Servern in Frankfurt (Deutschland).
• Selbst gehostet: Die Daten bleiben auf deinem Server.
• Lexware: Den Auftragsverarbeitungsvertrag haben wir nicht geprüft.
• Das Formular: Wer Daten erhebt, muss laut Art. 13 DSGVO informieren, etwa über Verantwortlichen, Zweck und Speicherdauer. Unser Formular enthält keinen Datenschutzhinweis. Verlinke deine Datenschutzerklärung dort, wo das Formular eingebunden ist. Das ist keine Rechtsberatung.

Grenzen

• Nur eine Position pro Anfrage und ein einziger Steuersatz.
• Kein Rabatt, keine Staffelpreise, keine Zusatzkosten. Das müsstest du im Rechenknoten selbst einbauen.
• Ein Entwurf ist kein Angebot. Du prüfst jeden Entwurf. Der Ablauf kennt keine Sonderfälle, die in der Nachricht stehen.
• Nicht geprüft: das Formular im Browser, der Mailversand, die Schnittstelle zu Lexware und die Zählung der Ausführungen.
• Getestet mit n8n 2.46.7. Die Release Notes nennen n8n 3.0 vom 27. Oktober 2026. Laut der Seite zu den Änderungen braucht selbst gehostetes n8n ab 3.0 eine Docker-Installation, npm und npx werden nicht mehr unterstützt. Dieselbe Seite nennt 3.0 noch einen „early access release“. Ob die Datei in 3.0 unverändert läuft, haben wir nicht geprüft.

Wie du Anfragen zuerst aus dem Postfach sortierst, steht in Kundenanfragen automatisch sortieren. Was alle Bausteine zusammen im Monat kosten, rechnet Was kostet Automatisierung vor.