Belege des Monats für die Steuerberatung bündeln

Jeden Monat fragt die Steuerberatung nach den Belegen, und jeden Monat suchst du sie zusammen. Dieser Ablauf baut auf „Rechnungsbelege benennen und ablegen“ auf: Am 1. des Monats packt er alle Belege des Vormonats, die bis dahin im Ordner liegen, in ein ZIP, legt eine Übersicht mit Summe dazu und schickt das Paket ab.

So läuft der Ablauf

1. Startet am 1. jedes Monats um 7 Uhr (Zeitzone Europe/Berlin, in den Ablauf-Einstellungen änderbar) und bestimmt den Vormonat.
2. Liest alle PDFs, deren Name mit dem Vormonat beginnt (das Namensschema aus dem Belege-Ablauf).
3. Baut eine Übersicht als CSV: Datum, Lieferant, Nummer, Betrag und Summe.
4. Packt Belege und Übersicht in ein ZIP, legt eine Kopie ab und schickt es an die Steuerberatung. Der E-Mail-Knoten ist beim Import ausgeschaltet.

Womit er läuft und was er braucht

• selbst gehostetes n8n (Dateien auf der Festplatte)
• Belege im Namensschema Datum_Lieferant_Nummer_BetragEUR.pdf
• SMTP-Zugang

Läuft nur auf einem selbst betriebenen n8n, weil er Dateien auf der Festplatte speichert. In der n8n Cloud bleiben solche Dateien laut n8n-Doku nicht erhalten.

Was kostet das im Monat?

Einmal im Monat mit 30 Belegen, 6 Schritte.

• n8n Cloud: 1 Ausführungen, Tarif Starter für 20 € im Monat bei Jahreszahlung.
• Make: 151 Credits, Tarif Free für 0 USD im Monat bei Jahreszahlung.
• Selbst gehostet: Server-Beispiel 8,55 € brutto im Monat, kostenlose Community Edition, Server und Pflege kommen dazu.

Mit deinen Zahlen rechnen

Was rechtlich gilt

Das Paket ersetzt keine Aufbewahrung: Buchungsbelege sind laut § 147 AO 8 Jahre aufzubewahren. Behalte die Originale. Das ist keine Steuerberatung.

Grenzen

• Belege mit PRUEFEN_ kommen nicht ins Paket.
• Belege, die erst nach dem Lauf am 1. um 7 Uhr eintreffen oder abgelegt werden, fehlen im Paket. Es gibt keinen zweiten Lauf, der sie nachliefert.
• Bei vielen Belegen wird das Paket groß. Prüfe, wie große Anhänge dein Mail-Anbieter annimmt.