Rechnungsbelege benennen und ablegen

Belege und EingangsrechnungenE-Mail-Postfach (IMAP) · Dateien auf dem eigenen Server · Lexware Office (optional)Getestet am 11.11.2026

Belege heißen „scan_0042.pdf“ und liegen irgendwo im Postfach. Dieser Ablauf liest Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus dem PDF und legt jeden Beleg unter einem Namen ab, den du sortieren kannst.

So läuft der Ablauf

Ablauf-Grafik: Rechnungsbelege automatisch ablegenStart per Klick (Test)Test: Start per KlickAuslöser: E-Mail (IMAP)Neue E-Mail mit AnhangCodeTestdaten: 3 Rechnungenals PDFCodeNur PDF-Anhänge, einzelnText aus DateiText aus PDF lesenCodeRechnungsdaten erkennenWenn … dannAlles erkannt?Datei speichernUmbenannt speichernDatei speichernAls PRUEFEN_ speichernHTTP-Anfrage · ausBeleg an Lexware OfficesendenE-Mail senden · ausHinweis an dich: Belegprüfenjanein
Ablauf-Grafik: Rechnungsbelege automatisch ablegenAuslöser: E-Mail (IMAP)Neue E-Mail mit AnhangStart per Klick (Test)Test: Start per KlickCodeTestdaten: 3 Rechnungen als PDFCodeNur PDF-Anhänge, einzelnText aus DateiText aus PDF lesenCodeRechnungsdaten erkennenWenn … dannAlles erkannt?Datei speichernjaUmbenannt speichernDatei speichernneinAls PRUEFEN_ speichernHTTP-Anfrage · ausBeleg an Lexware Office sendenE-Mail senden · ausHinweis an dich: Beleg prüfen
Der Ablauf „Rechnungsbelege automatisch ablegen“, automatisch gezeichnet aus der n8n-Datei zum Herunterladen. Grün umrandet: Auslöser. Gestrichelt: beim Import ausgeschaltet. Die Pfeile zeigen, wohin die Daten fließen.
Ablauf als Text lesen
  1. Test: Start per Klick (Start per Klick (Test)): Startet den Ablauf von Hand, zum Testen mit den Beispieldaten.
  2. Neue E-Mail mit Anhang (Auslöser: E-Mail (IMAP)): Holt neue Mails samt Anhängen per IMAP.
  3. Testdaten: 3 Rechnungen als PDF (Code): Drei erfundene Rechnungen als echte PDF-Dateien. Eine davon ist ein Lieferschein ohne Betrag.
  4. Nur PDF-Anhänge, einzeln (Code): Sortiert Bilder und andere Anhänge aus. Jedes PDF wird ein eigener Eintrag.
  5. Text aus PDF lesen (Text aus Datei): Liest den Text aus dem PDF. Eingescannte Belege ohne Textebene haben wir nicht getestet; die Doku des Bausteins nennt keine Texterkennung (OCR).
  6. Rechnungsdaten erkennen (Code): Sucht Rechnungsnummer, Datum und Betrag und baut daraus den Dateinamen: Datum_Lieferant_Nummer_Betrag.
  7. Alles erkannt? (Wenn … dann): Nur vollständig erkannte Belege werden umbenannt abgelegt.
  8. Umbenannt speichern (Datei speichern): Legt den Beleg unter dem neuen Namen im Belege-Ordner ab.
  9. Als PRUEFEN_ speichern (Datei speichern): Unklare Belege bekommen den Vorsatz PRUEFEN_, damit nichts verloren geht.
  10. Beleg an Lexware Office senden (HTTP-Anfrage, beim Import ausgeschaltet): Optional, beim Import ausgeschaltet. Lädt das PDF in Lexware Office hoch (landet dort unter "Zu prüfen"). Schnittstelle laut Lexware nur im Tarif XL. Nicht von uns ausgeführt.
  11. Hinweis an dich: Beleg prüfen (E-Mail senden, beim Import ausgeschaltet): Sagt dir Bescheid, wenn ein Beleg unklar war. Beim Import ausgeschaltet.
  1. Holt neue, ungelesene Mails per IMAP, markiert sie als gelesen und gibt nur die PDF-Anhänge weiter.
  2. Liest den Text aus dem PDF und sucht Nummer, Datum und Betrag.
  3. Speichert den Beleg als Datum_Lieferant_Nummer_BetragEUR.pdf, zum Beispiel 2026-11-03_Muster-Hosting-GmbH_RE-2026-1042_23,80EUR.pdf (Betrag mit Komma, ohne Tausenderpunkt, Umlaute ersetzt). Unklare bekommen den Vorsatz PRUEFEN_.
  4. Bei unklaren Belegen schickt er dir eine Hinweis-E-Mail (beim Import ausgeschaltet).
  5. Optional lädt er den Beleg zu Lexware Office hoch (beim Import ausgeschaltet).
Ablauf herunterladen (n8n-Datei, 14 KB)

In n8n einen neuen, leeren Workflow öffnen, im Workflow-Menü (drei Punkte) „Import from File“ wählen und diese Datei laden. Es sind keine Zugangsdaten enthalten. Alles, was nach außen sendet, ist beim Import ausgeschaltet.

Womit er läuft und was er braucht

  • selbst gehostetes n8n (Dateien auf der Festplatte gehen in der Cloud nicht dauerhaft)
  • IMAP-Zugang
  • SMTP-Zugang für den Hinweis bei unklaren Belegen
  • einen Ordner für Belege
  • optional Lexware Office für den Upload (laut Preisseite gehört die Schnittstelle zum Tarif XL)

Läuft nur auf einem selbst betriebenen n8n, weil er Dateien auf der Festplatte speichert. In der n8n Cloud bleiben solche Dateien laut n8n-Doku nicht erhalten.

Was kostet das im Monat?

100 Belege im Monat (je eine PDF-Seite), 5 Schritte. Für Make nimmt der Rechner an, dass das Postfach alle 15 Minuten abgefragt wird.

  • n8n Cloud: 100 Ausführungen, Tarif Starter für 20 € im Monat bei Jahreszahlung.
  • Make: 4.280 Credits, Tarif Core für 11 USD im Monat bei Jahreszahlung.
  • Selbst gehostet: Server-Beispiel 8,55 € brutto im Monat, kostenlose Community Edition, Server und Pflege kommen dazu.

Mit deinen Zahlen rechnen

Grenzen

  • Der Ablauf liest den Text, der im PDF steckt. Eine Texterkennung (OCR) für reine Scans hat er nicht; mit eingescannten PDFs ohne Textebene wurde er nicht getestet.
  • Die Suchmuster passen auf gängige Formulierungen, nicht auf jedes Layout.

Die ausführliche Anleitung mit Einrichtung Schritt für Schritt steht im Artikel Rechnungsbelege automatisch ablegen und sinnvoll benennen.

Quellen

  1. n8n Doku: E-Mail-Auslöser (IMAP) (abgerufen am 9.11.2026)
  2. n8n-Quellcode: IMAP-Knoten (Anhang-Felder, Aktion „Mark as Read“) (abgerufen am 9.11.2026)
  3. n8n Doku: E-Mail senden (abgerufen am 9.11.2026)
  4. n8n Doku: Extract From File (abgerufen am 9.11.2026)
  5. n8n Doku: Read/Write Files from Disk (abgerufen am 9.11.2026)
  6. n8n Doku: HTTP Request (abgerufen am 9.11.2026)
  7. n8n Doku: HTTP-Request-Zugangsdaten (Bearer Auth) (abgerufen am 9.11.2026)
  8. Lexware Office: Public API, Dokumentation (abgerufen am 9.11.2026)
  9. Lexware Office: Preise (abgerufen am 9.11.2026)

Mit Testdaten ausgeführt am 11.11.2026 · Geprüft am 9. November 2026 · Verantwortlich: Sebastian Pfeiffer · Wie wir prüfen