{ "name": "Zahlungserinnerungen für offene Rechnungen", "nodes": [ { "id": "b6c8cdd1-732a-40ed-ad78-9ed56a68c1b7", "name": "Notiz 1", "type": "n8n-nodes-base.stickyNote", "typeVersion": 1, "position": [ -60, -520 ], "parameters": { "content": "## So richtest du den Ablauf ein\n1. Mit **Test: Start per Klick** ausprobieren: Fünf erfundene Rechnungen laufen durch, nichts wird gesendet.\n2. In **Überfälligkeit prüfen** oben die Fristen und deine Texte anpassen.\n3. Echte Rechnungen: **Offene Rechnungen aus Lexware Office holen** mit einem API-Schlüssel (Tarif XL, Zugang \"Bearer Auth\") einrichten und einschalten. Ohne Lexware: die Rechnungen aus deiner Liste in denselben Aufbau bringen wie die Testdaten.\n4. Die E-Mail-Knoten einrichten und einschalten. Sie schicken die Entwürfe **an dich**, nie direkt an Kunden.\n5. Der Zeitplan läuft einmal pro Woche, so bekommt jede Rechnung höchstens einen Entwurf pro Woche.", "height": 320, "width": 560, "color": 4 } }, { "id": "d27b07d9-7219-482e-af73-8166fd12bad1", "name": "Test: Start per Klick", "type": "n8n-nodes-base.manualTrigger", "typeVersion": 1, "position": [ 0, 180 ], "parameters": {}, "notes": "Startet den Ablauf von Hand, zum Testen mit den Beispieldaten." }, { "id": "b7fe982b-3e21-4b43-a3c0-bc7021d2e9be", "name": "Jeden Montag um 8 Uhr", "type": "n8n-nodes-base.scheduleTrigger", "typeVersion": 1.2, "position": [ 0, 0 ], "parameters": { "rule": { "interval": [ { "field": "weeks", "weeksInterval": 1, "triggerAtDay": [ 1 ], "triggerAtHour": 8 } ] } }, "notes": "Startet einmal pro Woche." }, { "id": "76578436-604e-4532-a79e-572849f5d024", "name": "Offene Rechnungen aus Lexware Office holen", "type": "n8n-nodes-base.httpRequest", "typeVersion": 4.2, "position": [ 240, 0 ], "disabled": true, "parameters": { "method": "GET", "url": "https://api.lexware.io/v1/voucherlist?voucherType=invoice&voucherStatus=overdue&size=250", "authentication": "genericCredentialType", "genericAuthType": "httpBearerAuth", "options": {} }, "notes": "Optional, beim Import ausgeschaltet. Holt überfällige Rechnungen aus Lexware Office (Schnittstelle nur Tarif XL). Nicht von uns ausgeführt." }, { "id": "830ac7c2-aacd-411e-aa6d-0934a5b97ab0", "name": "Testdaten: 5 Rechnungen", "type": "n8n-nodes-base.code", "typeVersion": 2, "position": [ 240, 180 ], "parameters": { "jsCode": "// Erfundene Rechnungen im Aufbau der Lexware-Belegliste. Fälligkeiten relativ zu heute, damit der Test jeden Tag gleich ausgeht.\n// RE-2026-095 trägt Datum mit Uhrzeit wie in der Lexware-Doku, damit der Test auch dieses Format abdeckt.\nconst tag = (versatz) => new Date(Date.now() + versatz * 86400000).toISOString().slice(0, 10);\nreturn [\n { content: [\n { voucherNumber: 'RE-2026-101', voucherDate: tag(-10), dueDate: tag(5), contactName: 'Hoffmann Floristik', totalAmount: 345.1, openAmount: 345.1, currency: 'EUR', voucherStatus: 'open' },\n { voucherNumber: 'RE-2026-095', voucherDate: tag(-17) + 'T00:00:00.000+01:00', dueDate: tag(-3) + 'T00:00:00.000+01:00', contactName: 'Wolf & Partner', totalAmount: 321.3, openAmount: 321.3, currency: 'EUR', voucherStatus: 'overdue' },\n { voucherNumber: 'RE-2026-088', voucherDate: tag(-30), dueDate: tag(-16), contactName: 'Becker Bau', totalAmount: 1190, openAmount: 1190, currency: 'EUR', voucherStatus: 'overdue' },\n { voucherNumber: 'RE-2026-071', voucherDate: tag(-54), dueDate: tag(-40), contactName: 'Klein Design', totalAmount: 595, openAmount: 595, currency: 'EUR', voucherStatus: 'overdue' },\n { voucherNumber: 'RE-2026-090', voucherDate: tag(-25), dueDate: tag(-11), contactName: 'Muster GmbH', totalAmount: 238, openAmount: 0, currency: 'EUR', voucherStatus: 'paid' },\n ] },\n].map((j) => ({ json: j }));\n" }, "notes": "Fünf erfundene Rechnungen: eine noch nicht fällig, drei überfällig, eine bezahlt. Eine trägt das Datum mit Uhrzeit, wie Lexware es liefert." }, { "id": "5653214a-a58d-440d-a60a-dbcf7ccd42d1", "name": "Rechnungen einzeln", "type": "n8n-nodes-base.code", "typeVersion": 2, "position": [ 480, 80 ], "parameters": { "jsCode": "// Die Belegliste kommt als ein Paket mit einer Liste \"content\": hier wird jede Rechnung ein eigener Eintrag.\nconst ergebnis = [];\nfor (const item of $input.all()) {\n for (const r of item.json.content ?? []) ergebnis.push({ json: r });\n}\nreturn ergebnis;\n" }, "notes": "Macht aus der Liste einzelne Rechnungen. Ist der Lexware-Schritt ausgeschaltet, kommt hier im echten Betrieb nichts an." }, { "id": "26ee6b20-d735-4a39-add1-05dfe100b68b", "name": "Überfälligkeit prüfen", "type": "n8n-nodes-base.code", "typeVersion": 2, "position": [ 720, 80 ], "parameters": { "jsCode": "// ===== Deine Angaben =====\nconst AB_TAG_ERINNERUNG = 1; // Tage nach Fälligkeit: freundliche Erinnerung\nconst AB_TAG_MAHNUNG = 14; // Tage nach Fälligkeit: Mahnung\nconst AB_TAG_SELBST = 28; // Tage nach Fälligkeit: nicht mehr automatisch, du entscheidest\nconst ZAHLUNGSZIEL_TAGE = 7; // neue Frist im Text\n// ==========================\nconst euro = (z) => Number(z).toLocaleString('de-DE', { style: 'currency', currency: 'EUR' });\n// Lexware liefert Datum mit Uhrzeit (2026-11-06T00:00:00.000+01:00): nur die ersten 10 Zeichen zählen.\nconst nurTag = (iso) => String(iso ?? '').slice(0, 10);\nconst datum = (iso) => nurTag(iso).split('-').reverse().join('.');\nconst heute = new Date(new Date().toISOString().slice(0, 10));\nreturn $input.all().map(({ json: r }) => {\n const offen = Number(r.openAmount ?? 0);\n const tage = Math.floor((heute - new Date(nurTag(r.dueDate))) / 86400000);\n let stufe = 'nicht fällig';\n if (offen > 0 && tage >= AB_TAG_SELBST) stufe = 'Selbst entscheiden';\n else if (offen > 0 && tage >= AB_TAG_MAHNUNG) stufe = 'Mahnung';\n else if (offen > 0 && tage >= AB_TAG_ERINNERUNG) stufe = 'Erinnerung';\n // openAmount ist laut Lexware der offene Betrag, bei Teilzahlung also nicht der Rechnungsbetrag\n const kopf = `Rechnung ${r.voucherNumber} vom ${datum(r.voucherDate)}, fällig am ${datum(r.dueDate)}`;\n const betrag = `Offener Betrag: ${euro(offen)}.`;\n const texte = {\n Erinnerung: {\n betreff: `Zahlungserinnerung zu Rechnung ${r.voucherNumber}`,\n text: `Guten Tag,\\n\\nsicher ist es nur durchgerutscht: Unsere ${kopf}, ist noch offen. ${betrag} Bitte überweisen Sie den Betrag in den nächsten ${ZAHLUNGSZIEL_TAGE} Tagen.\\n\\nHaben Sie schon bezahlt? Dann betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.\\n\\nViele Grüße`,\n },\n Mahnung: {\n betreff: `Mahnung zu Rechnung ${r.voucherNumber}`,\n text: `Guten Tag,\\n\\nunsere ${kopf}, ist seit ${tage} Tagen überfällig. ${betrag} Wir bitten Sie, den offenen Betrag innerhalb von ${ZAHLUNGSZIEL_TAGE} Tagen zu überweisen.\\n\\nFalls es ein Problem mit der Rechnung gibt, melden Sie sich bitte kurz.\\n\\nViele Grüße`,\n },\n 'Selbst entscheiden': {\n betreff: `Seit ${tage} Tagen überfällig: Rechnung ${r.voucherNumber} (${r.contactName})`,\n text: `${kopf}. ${betrag} Seit ${tage} Tagen überfällig. Die Stufen für Erinnerung und Mahnung sind verstrichen. Wie es weitergeht (Anruf, Mahnbescheid, Inkasso), entscheidest du.`,\n },\n };\n return { json: { nummer: r.voucherNumber, kunde: r.contactName, offen, faellig: nurTag(r.dueDate), tageUeberfaellig: tage, stufe, ...(texte[stufe] ?? {}) } };\n});\n" }, "notes": "Rechnet die Tage seit Fälligkeit und wählt die Stufe: Erinnerung, Mahnung oder selbst entscheiden. Schreibt den passenden Text." }, { "id": "15714dc7-2040-42ba-a7ba-bfe99fc3ccab", "name": "Nach Stufe verteilen", "type": "n8n-nodes-base.switch", "typeVersion": 3.2, "position": [ 960, 80 ], "parameters": { "rules": { "values": [ { "conditions": { "options": { "caseSensitive": false, "leftValue": "", "typeValidation": "loose", "version": 2 }, "conditions": [ { "id": "99c2b368-db27-4515-a03e-4aadb1c21b2f", "leftValue": "={{ $json.stufe }}", "rightValue": "Erinnerung", "operator": { "type": "string", "operation": "equals" } } ], "combinator": "and" }, "renameOutput": true, "outputKey": "Erinnerung" }, { "conditions": { "options": { "caseSensitive": false, "leftValue": "", "typeValidation": "loose", "version": 2 }, "conditions": [ { "id": "de00c6fe-dab7-424c-a0ba-1a046771cefc", "leftValue": "={{ $json.stufe }}", "rightValue": "Mahnung", "operator": { "type": "string", "operation": "equals" } } ], "combinator": "and" }, "renameOutput": true, "outputKey": "Mahnung" }, { "conditions": { "options": { "caseSensitive": false, "leftValue": "", "typeValidation": "loose", "version": 2 }, "conditions": [ { "id": "bb123da5-81e5-485f-a974-5b3d9a519d0e", "leftValue": "={{ $json.stufe }}", "rightValue": "Selbst entscheiden", "operator": { "type": "string", "operation": "equals" } } ], "combinator": "and" }, "renameOutput": true, "outputKey": "Selbst entscheiden" } ] }, "looseTypeValidation": true, "options": { "fallbackOutput": "extra", "renameFallbackOutput": "Noch nicht fällig" } }, "notes": "Jede Rechnung geht in den Zweig ihrer Stufe." }, { "id": "adedc122-7f16-439a-a64d-42cd54e12322", "name": "Entwurf an dich: Erinnerung", "type": "n8n-nodes-base.emailSend", "typeVersion": 2.1, "position": [ 1240, -120 ], "disabled": true, "parameters": { "fromEmail": "Ablauf ", "toEmail": "deine-adresse@example.com", "subject": "={{ 'Entwurf für ' + $json.kunde + ': ' + $json.betreff }}", "emailFormat": "text", "text": "={{ $json.text }}", "options": { "appendAttribution": false } }, "notes": "Schickt dir den Entwurf. Du prüfst und leitest ihn an den Kunden weiter. Beim Import ausgeschaltet." }, { "id": "cea0c8be-828a-405f-a96c-4697ed6757a0", "name": "Entwurf an dich: Mahnung", "type": "n8n-nodes-base.emailSend", "typeVersion": 2.1, "position": [ 1240, 40 ], "disabled": true, "parameters": { "fromEmail": "Ablauf ", "toEmail": "deine-adresse@example.com", "subject": "={{ 'Entwurf für ' + $json.kunde + ': ' + $json.betreff }}", "emailFormat": "text", "text": "={{ $json.text }}", "options": { "appendAttribution": false } }, "notes": "Schickt dir den Mahnungs-Entwurf. 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